2.0 Integritetspolicyns tillämpningsområde
2.1 FÖR VEM GÄLLER POLICYN
Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till Konsultia.
2.2 FÖR VAD GÄLLER POLICYN
Denna Integritetspolicy reglerar hur Konsultia samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster inom, Bemanning, och Rekrytering nedan kallat ”Tjänster”. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Konsultia har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder samt hos potentiella, framtida kunder.
3. Behandling av personuppgifter
Konsultias hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till Konsultia.
3.1 FÖR DIG SOM ÄR KANDIDAT ELLER ANSTÄLLD
3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Konsultia behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för att kunna tillhandahålla våra tjänster eller andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter. Konsultia behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:
(a) tillhandahålla våra tjänster till Konsultias kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av det(b) administrera vår relation till dig och i de fall du är anställd uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare i enlighet med anställningsavtalet samt lagar och avtal på arbetsmarknaden
(c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller Konsultia från kunder och leverantörer
(d) företa interna demografiska studier och optimera Konsultias verksamhet
3.1.2 Personuppgifter
Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Konsultia behandlar och hur Konsultia kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.
3.1.2.1 Kandidat
De personuppgifter Konsultia behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till oss via Konsultias webbportal eller genom kontakt med Konsultias rekryterare eller annan intern personal. Undvik att förse oss med personuppgifter som du inte samtycker till att vi behandlar och begränsa utlämnandet av personuppgifter till det som är relevant för rekryteringsprocessen. Konsultia kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt Samtycke via vår hemsida i samband med din ansökan.
De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, resultat från tester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) m.m. Vidare behandlas uppgifter om användarnamn och inloggningsuppgifter till konton på våra webbplatser eller system.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.
Med anledning av att vissa av Konsultias kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan vi i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att bli informerad och i vissa fall få lämna ett särskilt samtycke innan en sådan kontroll utförs.
Som en del i en bakgrundskontroll kan Konsultia be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med representant från Konsultia. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att sparas eller på annat sätt behandlas av Konsultia. Konsultia kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med kund i fall där det råder tveksamhet om lämplighet för tjänsten.
Konsultia kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter då kommer du att informeras ytterligare och särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.1.2.2 Anställda
De personuppgifter vi kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 (Kandidat), bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter, medborgarskap och / eller uppgifter om status gällande arbetstillstånd. Som arbetsgivare kommer vi också att behandla uppgifter som framkommer i samband med medarbetar- och lönesamtal.
Konsultia kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Konsultia ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare och i enlighet med vårt arbetsmiljöansvar.Dina personuppgifter behandlas i våra olika verksamhetssystem beroende på vilken roll du har. Samtliga anställdas personuppgifter finns registrerade i de system som hanterar tidredovisning och lön.
3.1.3 Lagring av personuppgifter
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. De uppgifter du registrerar i din profil eller som vi på Konsultia registrerar i vårt verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger Konsultia skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett anställningsförhållande med Konsultia eller du återkallat ditt samtycke till Konsultias behandling av dina personuppgifter.
Konsultia kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för tre (3) år i de fall inget avtal om anställning träffats(b) anställningsavtal, under anställningstiden och därefter två (2) år
(c) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år
(d) kontrolluppgifter, tills dess att Konsultias pensionsåtaganden upphört
3.2 FÖR DIG SOM ÄR KUND, POTENTIELL KUND ELLER LEVERANTÖR
3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten.
Konsultia behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Konsultia eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.
Konsultia behandlar personuppgifter om kunders, potentiella kunders och leverantörers anställda för att:
(a) ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till Konsultia;(b) administrera vår relation till er;
(c) Konsultia ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden
(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.2 Personuppgifter
Konsultia kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.2.2.1 Kunder och potentiella kunder
Konsultia kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.2.2 Leverantörer
Konsultia kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 (Kunder). I vissa fall kan de utgöras av uppgifter i enlighet med 3.1.2.1 (Kandidat), vanligen när du levererar underkonsulttjänster. Endast de uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Konsultia samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer behandlas.
3.2.3 Lagring av personuppgifter
Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Konsultia sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.
De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil(er) eller som Konsultia registrerar i Konsultias affärssystem kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger Konsultia skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller vi får meddelande om att så är fallet.
Konsultia kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:
(a) ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för tre (3) år;(b) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.
3.3 PERSONUPPGIFTER FÖR MARKNADSFÖRINGSÄNDAMÅL
Den information som Konsultia samlar in och behandlar kan, av Konsultia användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder, potentiella kunder och leverantörer med en bättre upplevelse samt förbättra och optimera kvaliteten på Tjänsten (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).
I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.
3.4 Användande av Konsultias webbplats och Cookies
Vill du inte acceptera cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av cookies eller informeras varje gång webbplatsen begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information.
4. Skyddet för personuppgifter
Konsultia har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar, behörighetsbegränsning och lösenordsskydd. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över internet till våra servrar. Konsultias anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Konsultias regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.
6. Delning av personuppgifter utanför bolag i Konsultia AB
Konsultia kommer inte att sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en av Konsultias kunder, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten. Konsultia kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Konsultias leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som hanterar jobbsökningar för vår räkning. Parter som Konsultia kan komma att lämna ut personuppgifter till kan i undantagsfall befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. Om Konsultia lämnar ut personuppgifter till leverantörer utanför EES kommer vi vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.
Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, myndighets- eller domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Konsultia omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.
7. Personuppgiftsansvarig
- Konsultia AB -ORG 556938-0883
- Juridiskt bolag ovan, med adress Östra Strandgatan 26 a 903 33 Umeå, är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
8. Konsultia som personuppgiftsbiträde
Konsultia är som huvudregel personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter men det kan förekomma situationer där Konsultia istället är personuppgiftsbiträde. När Konsultia behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Konsultia är då bundet av de instruktioner som tillhandahållits av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kommer Konsultia att säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.
9. Dina rättigheter
Du som individ har enligt dataskyddsförordningen rätt att få besked om vilka personuppgifter som Konsultia behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att begära att vi rättar eventuella felaktiga personuppgifter eller radera de personuppgifter vi har registrerade om dig helt. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. Om du gjort sådan begäran fortsätter vår behandling av dina personuppgifter enbart i de delar vi har skyldighet enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut att behandla dem. För att utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss via GDPR@konsultia.se Du kommer att behöva kunna identifiera dig på ett säkert sätt för att vi ska kunna agera i enlighet med din begäran.
10. Ändringar i denna integritetspolicy
Konsultia förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på vår webbplats. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på samtycke och vi förändrar denna Integritetspolicyn på ett väsentligt sätt kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och i de fall det krävs begära in ett nytt samtycke för fortsatt behandling.
Senast reviderad 2023-03-24